Dieser Artikel ist Teil der Serie „Weniger Stress durch besseres Zeitmanagement“. Lies hier Teil 1.
Bessere Organisation
Einer der Hauptgründe dafür, warum es vielen Leuten schwer fällt, ihre Zeit zu managen, ist, dass ihnen die nötige Struktur und Organisation fehlt. Ohne eine gute Übersicht über die eigenen Aufgaben, lässt sich auch die eigene Arbeitszeit kaum sinnvoll struktieren. Wenn man daher sein Zeitmanagement optimieren möchte, ist es wichtig bei der eigenen Organisation anzufangen.
Organisationssysteme und To-Do-Listen
Organisationssysteme gibt es viele. Die meisten haben jedoch ein Problem: sie sind zu komplex. Wenn ein System zu komplex und/oder zu zeitaufwändig wird (oft geht beides Hand in Hand), hört man schnell auf es zu benutzen: Der Aufwand scheint nicht gerechtfertigt. Manchmal sorgen komplexe System sogar dafür, dass wir unsere Aufgaben schlechter bewältigen: Wer diese nämlich auf zahlreichen Zetteln in zahlreichen Ordnern verteilt, vergisst schon mal ein dringendes Projekt.
Daher ist es erstrebenswert, sich ein System zu suchen, das möglichst einfach ist und es trotzdem schafft, uns die nötige Übersicht und Organisation zu geben.
Verschiedene Leute werden hier verschiedene System präferieren. Und wenn Du bereits etwas gefunden hast, dass Du benutzt und was für dich funktioniert, brauchst Du Dein System auch nicht umkrempeln. Falls Du bisher aber nichts entdeckt hast, was Dir die nötige Struktur geben konnte, wollen wir Dir zwei Methoden vorstellen. Beide kommen aus dem amerikanischen Raum:
GTD – Getting Things Done
Getting Things Done ist ein System von David Allen. Das Grundprinzip ist: Alles muss niedergeschrieben werden, damit es kategorisiert und bearbeitet werden kann. In die sogenannte “Inbox”, also einem Eingangskorb, kommen alle zu bearbeitenden Dokumente und Aufgaben. Diese werden dann in verschiedene Kategorien aufgeteilt. GTD ist besonders für Leute zu empfehlen, deren Projekte sehr komplex sind und für die es daher sinnvoll ist, Aufgaben stark zu kategorisieren.
MYWN – Master Your Workday Now
Master Your Workday Now von Michael Linenberg ist dagegen ein System, dass in der Basisversion mit zwei Blättern Papier auskommt. Die Essenz: Es werden zwar auch alle anstehenden Aufgaben aufgeschrieben, es kommen jedoch nur 20 aktuelle Aufgaben in den Fokus. Grundsätzlich ist dieses System einfacher zu verwalten und auch übersichtlicher. Wer allerdings eine genauere Kategorisierung von Dokumenten und Aufgaben benötigt, sollte eher zu GTD greifen.
Im nächsten Artikel erklären wir, wie Du das Basissystem von MYWN in Deinem (Arbeits-)Alltag umsetzen kannst.
