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Zeitmanagement Aufgaben erledigenAufgaben erledigen

Wenn wir ein grundsätzliches System gefunden haben, mit dem wir unsere Zeit managen und unsere Aufgaben erledigen können, können wir eigentlich mit der Arbeit anfangen. Doch: Wie fängt man denn nun am besten an?

Worst First

Bei der “Worst First” Methode beginnt man seinen (Arbeits-)Tag mit der Aufgabe, die einem am unangehemsten ist. Vielleicht weil wir diese Aufgabe nicht besonders gerne erledigen, vielleicht aber auch, weil sie uns besonders herausfordert, sie besonders aufwendig ist oder besondere Konzentration erfordert.
Aber warum mit dem “Schlimmsten” beginnen? Ist das nicht eher abschreckend? Zu Anfang ja, aber da wir ja gleich damit beginnen, haben wir sie damit auch schnellstmöglich hinter uns. Irgendwann müssen wir die unangenehme Aufgabe ja doch erledigen, warum also nicht gleich? Ansonsten tragen wir sie vielleicht noch Tage oder ganze Wochen mit uns herum und werden jedes Mal gestresst, wenn wir darüber nachdenken, dass wir auch das noch zu tun haben.

Ein weiterer psychologischer Vorteile dieser Methode: Haben wir erst mal das “Schlimmste” hinter uns, ist der Rest unserer To-Do-Liste meistens um einiges einfacher. Zudem wirkt das Erledigen der unangenehmen Aufgabe, dass wir uns motiviert fühlen: Wir haben bereits etwas Großes geschafft. Oft sind wir dann bereit, noch mehr “große” Aufgaben anzupacken.

Stapeln

Das sogenannte Stapeln (“Batching”) von Aufgaben ist eine weitere Möglichkeit, den Arbeitsalltag effektiver zu managen. Das Prinzip: Hier werden ähnliche Aufgaben nacheinander abgearbeitet. Zum Beispiel könnte man alle Telefonanrufe nacheinander erledigen, alle E-Mails nacheinander schreiben oder den Verwaltungskram in einem Aufwasch erledigen. Warum das so effektiv ist? Weil wir im selben “Arbeitsmodus” bleiben. Von einem Telefonanruf zum nächsten sind wir schneller, als wenn wir völlig unterschiedliche Aufgabentypen zusammenwürfeln, bei denen wir uns jeweils neu auf die jeweilige Tätigkeit einstellen müssen. Sobald Du also zwei oder mehr Aufgaben eines Typs auf Deiner To-Do-Liste hast, kann es sinnvoll sein, diese Methode anzuwenden.

Im nächsten Artikel erfährst Du, wie Du es schaffst, Deine Zeit besser zu kontrollieren, indem Du Unterbrechungen und Ablenkung minimierst.

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