Zeiteinteilung
Wer seine Aufgaben und Zeit unter Kontrolle bringen will, muss nicht nur wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, er muss sich auch darüber bewusst sein, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben in etwa in Anspruch nehmen.
Ein Herausforderung des Arbeitsalltages ist die Zeiteinteilung: Oft überschätzt man die Anzahl an Aufgaben, die man jeden Tag erledigen kann. Das sorgt natürlich für Stress: Man fühlt sich, als würde man zu langsam oder unproduktiv arbeiten und man ist seltener zufriedener mit seinen Ergebnissen.
Dabei gibt es zwei Strategien, die Dauer von Aufgaben ungefähr zu bestimmen: Durch Erfahrung und durch Schätzung.
Erfahrung
Wer in seinem Arbeitsalltag viele Routineaufgaben hat, hat es leichter, die Dauer von Aufgaben einzuschätzen. Wenn ein Aufgabentyp die letzten 10 Male jeweils eine Stunde in Anspruch angenommen hat, wird er es das nächste Mal wohl wieder tun.
Daher ist es bei Routineaufgaben am sinnvollsten, wenn man dokumentiert, wie viel Zeit man für diese durchschnittlich braucht. Natürlich gibt es immer leicht Abweichungen. Allerdings sollte es mit der neuen Bewusstheit für die bisherige durchschnittliche Dauer leichter sein, zukünftige Aufgaben zeitlich einzuschätzen.
Schätzung
Bei Aufgaben, die sehr individuell sind, größere kreative Prozesse benötigen oder die einfach neu für uns sind, kann es dagegen schwieriger sein, einen realistischen Zeitraum einzuschätzen. In dem Fall ist es trotzdem sinnvoll, eine Schätzung anzustellen. Dann sollten wir auf die Schätzung ein Drittel bis die Hälfte der geschätzen Zeit addieren. Also: Wenn wir ursprünglich glauben, wir brauchen 2 Stunden für ein Projekt, addieren wir 1 – 2 Stunden. Wenn wir es schneller schaffen: Super. Und wenn wir die Zeit tatsächlich brauchen, ist sie bereits dafür eingeplant und wir geraten nicht in Stresssituationen.
Zeit für Ungeplantes schaffen
Ein Grund, warum man seine To-Do-Liste am Ende des Tages manchmal doch nicht abhaken kann, ist der folgende: Man macht nicht genug Platz für Ungeplantes. Dabei passieren ungeplante Dinge jeden Tag. Das Leben hält sich an keinen Plan: Man bekommt plötzlich einen langen Anruf, wird bei Aufgaben unterbrochen oder bekommt eine Zusatz-Eilaufgabe. Oder vielleicht macht ja auch einfach die Technik schlapp oder wir stehen bei einer Besorgung mit dem Auto im Stau.
Daher ist es wichtig, beim Planen immer etwas Puffer zu lassen. Experten empfehlen, mindestens ein Drittel der vorhandenen Zeit nicht zu verplanen. In der Regel reicht dieses Drittel für ungeplante Ereignisse aus. Und wenn doch einmal alles nach Plan läuft, hat man sogar ein wenig extra Zeit.
Im nächsten Teil dieser Aritkelserie geht’s endlich ums Machen.
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